উচ্চশিক্ষাঃ প্রফেসরকে ইমেইল করার ফরম্যাট

বিশ্বের যে দেশের যে ভার্সিটিতেই এডমিশন বা স্কলারশিপের জন্য এপ্লাই করেন না কেন, ইমেইল করা খুব জরুরি। ইমেইলে যা বলতে চান সেটা ভালোভাবে প্রফেশনালি লিখতে না পারলে প্রফেসর রা পড়তে বা রিপ্লাই করতে স্বাচ্ছন্দ্যবোধ না ও করতে পারে।

তাই আজকে আলাপ হবে ইমেইল এ কিভাবে কি লিখবো সেটা নিয়ে। আমরা স্টুডেন্ট থাকা অবস্থায় যেহেতু ইমেইল খুব বেশি করি না, তাই অনেক ভয় পায় যে কিভাবে লিখলে প্রফেসর বুঝবেন, কি বলে সম্বোধন করবো বা সাবজেক্ট কি দিবো ইত্যাদি। চলুন দেখে নেই ব্যাসিক ব্যপার গুলো কিভাবে লিখা যায়।

সাব্জেক্ট লাইন

প্রতিদিন একজন প্রফেসর শত শত ইমেইল পান। নতুন স্টুডেন্টরা নক দেন, ডিপার্টমেন্ট সহ তার ব্যক্তিগত অনেক জায়গা থেকে ইমেইল আসে। তাই, সাবজেক্ট লাইন খুবই গুরুত্বপূর্ণ। প্রফেসর ইমেইল খুলে দেখবে কিনা সেটা নির্ভর করে ইমেইল সাবজেক্টের উপর।

ধরেণ, আপনি সাবজেক্ট ছাড়া বা “Tanin from Bangladesh” এমন কিছু দিয়ে ইমেইল পাঠান, তাহলে প্রথম ইম্প্রেশনেই কিন্তু ধরা খেয়ে গেলেন। তার জানার দরকার নেই কে তাকে বাংলাদেশ থেকে স্মরণ করছে! অগত্যা খুলে দেখলেও প্রথম ইম্প্রেশনের কারণে আপনাকে কি রিপ্লাই দিবে সেটা আসলে হুমকীর মুখে পড়ে যায়।

তাই, সাবজেক্ট হতে হবে টু-দ্যা-পয়েন্ট। যেমন, যদি আপনি প্রথম বার ইমেইল দেন আপনার প্রোফাইল শেয়ার করার জন্য বা জাস্ট ইন্টারেস্ট দেখিয়ে, তাহলে লিখতে পারেন “ Fall 2021 Prospective International Student: Seeking Admission Information”.

এ সাবজেক্ট লাইন দেখে প্রফেসর বুঝলেন যে আপনি ২০২১ সালের ফল সেশনে আসতে আগ্রহী একজন ইন্টারন্যাশনাল স্টুডেন্ট যার এডমিশন নিয়ে কিছু তথ্য লাগবে। এ ইমেইল তিনি অবশ্যই খুলে দেখবেন এবং আপনাকে রিপ্লাই দিবেন। তাহলে বুঝা গেল, সাবজেক্ট লাইন চিন্তা করে লিখতে হবে যেটা আপনার ইমেইলের মূল উদ্দেশ্য প্রকাশ করবে আপনার পরিচয় সহ।

সম্বোধনঃ

এটা ও একটা গুরুত্বপূর্ণ বিষয়। আমরা নরমালী আমাদের শিক্ষকদের স্যার এবং শিক্ষিকাদের ম্যাডাম/ম্যাম বলে সম্বোধন করি। আর তাই, যখন বিদেশে প্রফেসরদের ইমেইল করি, তখন লিখি ‘Dear Sir/ Dear Mam. কিন্তু এখানে আসলে কাওকে স্যার বা ম্যাম সম্বোধন করা হয়না।

আম্যাদের যেদিন ডিপার্ট্মেন্টের অরিয়েন্টেশন ছিল, সেদিন গ্র্যাড কোর্ডিনেটর এ ব্যপারটা নিয়ে বলেছিলেন। তিনি বললেন, এখানে ফ্যাকাল্টিদের এভাবে ডাকা যাবেনা, বরং Dr./ Professor বলে তারপর নাম ধরে সম্বোধন করতে হবে। যেমন, Professor Simon বা Dr. Kathy ইত্যাদি।

তাই, এ সম্বোধন গুলাই করা উচিত। এখন ধরেন আপনি যাকে ইমেইল করছেন তার নামের সাথে এগুলো একটা ও নেই, তখন কি করবেন? তখন জাস্ট Dear/ Hi বলে তারপর তার ফার্স্ট/লাস্ট নেম ধরে সম্বোধন করতে পারেন। ওরা এটাতেই কম্ফোর্টেবল। ভাবার কোন কারণ নেই যে স্যার বা ম্যাম না বললে মাইন্ড করবে কিনা! করবেন না এ ব্যপারে ক্লিয়ার থাকেন।

ইমেইল বডিঃ

কী লিখবেন? সেটা আপনি ভালো জানেন যে কি জানতে চাচ্ছেন? যদি একদম প্রথম ইমেইল হয়, তাহলে প্রথম প্যারায় আপনার ছোট পরিচয় দিতে পারেন। তারপরে আপনার ইন্টেনশন বলতে পারেন, আই মিন, কি কারণে তাকে ইমেইল করছেন। খুব কঠিন শব্দ ব্যবহার না করাই ভালো।

সিম্পল ওয়ার্ডে বুঝিয়ে দেন যা বলতে চাইছেন। খুব লম্বা ইমেইল না করাই ভালো কারণ এত সময় তার নাও থাকতে পারে। আর শেষ করার সময় জাস্ট ধন্যবাদ দিয়ে শেষ করে দেন। নিচে Best Regards টাইপ কিছু একটা লিখে নিজের নাম আর বর্তমান ডেসিগ্নেশন দিয়ে দিতে পারেন। ব্যাস, হয়ে গেল আপনার ইমেইল!

পুরো ইমেইলে স্পেলিং মিস্টেক আর গ্রামারের ছোট ভুল গুলো একটু ভালো করে চেক করে নিতে হবে যাতে সিলি কিছু ভুলের জন্য ইম্প্রেশন খারাপ না হয়। আবার একই ইমেইল কয়েক জনকে পাঠাতে গিয়ে কারো নাম বা বিশ্ববিদ্যালয়ের নাম একই থেকে না যায় যেন, এটা ও খুব খারাপ দেখায়।

কখন পাঠাবেনঃ

এটা নিয়ে অনেকে জানতে চান যে বেস্ট সময় কখন? যখন ইমেইল করলেই প্রফেসর শুরুতে দেখবেন? আমি ও যখন ভার্সিটি খুজছিলাম তখন তেমন সময়ে ইমেইল করার চেষ্টা করতাম। আমরা যেভাবে দেশে সকালে অফিসে গিয়ে বা বাসায় ল্যাপটপ খুলে শুরুতে ইমেইল চেক করি, এখানে ও অনেকটা তেমন।

কিছু প্রফেসর আছেন অফিসের পরে আর সেদিন রিপ্লাই দেন না, পরের দিন দেন। আবার অনেকে যখন পান সময় পেলে রিপ্লাই করেন। এটা ব্যক্তিগত অভিজ্ঞতা থেকে বললাম এখানে এসে দেখার পর। যে দেশে এপ্লাই করছেন, সে দেশের সকাল ৯/১০ টা করে ইমেইল পাঠান। অনেকে সময় না মেলাতে রাত জেগে থাকে কিন্তু দরকার নেই।

জিমেইলে এখন ইমেইল শিডিউল করা যায়। আপনি সময় করে সব লিখে, এটাচমেন্ট দিয়ে তারপর শিডিউল করে দিয়ে অন্যকাজ করুন বা ঘুমান। ইমেইল যথাসময়ে চলে যাবেন। যারা এ ফিচারটা জানেননা, তারা গুগল করে দেখে নিতে পারেন।

পরিশেষে, সুন্দর করে ইমেইল করা, আপনাকে ভালোভাবে ফুটিয়ে তোলা, আপনার চাওয়া গুলো প্রকাশ করতে পারা কমিউনিকেশন স্কিলের পরিচয় করে। একজন প্রফেসর অবশ্যই এমন কাওকে নিতে চাইবেনা যে একটা ইমেইল গুছিয়ে লিখতে পারেনা। তাই, একটু সময় নিয়ে বসে ইমেইল করতে হবে। যদি কোন স্পেসিফিক প্রশ্ন থাকে, তাহলে জানাবেন। Happy Emailing

লেখকঃ তানিন যায়েদ

একাডেমিক পেপার রাইটিং এ সহযোগীতা নিতে আমাদের সাথে যোগাযোগ করতে পারেন। মেসেজ করুন Thesis and Research Papers Support পেজে।

রিসার্চ এবং পেপার রাইটিং নিয়ে অনুশীলন একাডেমি এবং JBRATRC আয়োজন করেছে মাস্টার কোর্স। এনরোল করতে এই লিংকে ভিজিট করুন।